جب کتب خانہ قائم ہو گیا اور کتب کی آمد کثیر تعداد میں ہوئی تو ان کو ایک نظام کے تحت اور ترتیب سے رکھنے کی ضرورت پیش آئی ۔ پھر اس کام کو سر انجام دینے کے لئے کسی ایک فرد کو اس کا ذمہ دار بنایا جائے تا کہ اس نظام کو چلائے۔

سرپرست مدرسہ حضرت جی دامت برکاتھم نے مہتمم مدرسہ ھذا الحاج محمد ذکاء اللہ صاحب اور حضرت  مفتی انیس احمد صاحب مظاہری کی موجودگی میں مولوی گلزار احمد (سابق مدرس جامعہ ھذا ) کو یہ ذمہ داری سپرد کی اور کچھ ہی عرصہ بعد مولوی محمد عادل صاحب ( مدرس مدرسہ ھذا )کو بھی کتب خانہ کی ذمہ داری میں شامل کر دیا گیا۔

تہذیب و ترتیب کے لئے سب سے پہلی مشاورت ماہر نظام ڈیوی ڈیسمل محترم حافظ محمد عمران صدیقی صاحب ( ریٹائر ڈ لائبریرین دیال سنگھ لائبریری) سے ہوئی انہوں نے کتب خانوں کی ترتیب اور نظام کے بارےمیں بتایا کہ کیا کیا نظام ہوتا ہے صدیقی صاحب نے جاتے ہوئے فرمایا کہ نظام بنایا ہوا ہے اس کو دیکھ لیں اگر کوئی بات سمجھ میں نہ آئے تو میرے سے سمجھ لینا چنانچہ ایک کتب خانہ کی مہر اور رجسٹر بنانے کا فرما گئے ۔ ہم نے ان کے نظام کو منگوا کر دیکھا تو بہت سے اعتراضات و اشکالات پیدا ہوئے مثلاً ان کی ترتیب کے جو نمبرات چل رہے تھے تو اس میں اسلام کو صرف ۲۹۰ سے ۲۹۷ کے نمبر دئے گئے تھے لہذا ہم نے جب یہ اشکال کیا تو محترم عمران صاحب نے جواب دیا کہ اصل میں میں نے ڈیوی ڈیسمل کی تقلید کی ہے اس کے نظام کو قائم رکھا ہے۔

اس پر سر پرست جامعہ حضرت جی دامت برکاتھم نے صدیقی صاحب سے سوال کیا کہ یہ ڈیوی ڈیسمل کون ہے؟ تو اس پر صدیقی صاحب نے فرمایا کہ یہ اس فن ( نظام کتب خانہ ) کا ماہر ایک انگریز گزرا ہے تمام دنیا میں اس کا نظام چل رہا ہے آپ کو بھی اس کا نظام چلانا پڑے گا۔

مشاورت کے بعد حضرت جی دامت برکاتھم نے فرمایا کہ ان کے علاوہ کسی اور ماہر سے رابطہ کیا جائےجس کا اپنا بنایا ہوانظام ہو۔ چنانچہ چیف لائبریرین قائد اعظم لائبریری جناب تاج محمد صاحب سے مشاورت رکھی گئی معلوم ہوا کہ وہ بھی اسی ڈیوی ڈیسمل کے نظام کو چلا رہے ہیں ، انہوں نے ہمیں قائد اعظم لائبریری آنے کی دعوت دی ہم چند افراد وہاں گئے اس نظام کو دیکھا سمجھا۔

 دوبارہ پھر حافظ محمد عمران صدیقی صاحب سے مشاورت کی گئی اس میں ان سے یہ کہا گیا کہ کوئی ایسا نظام جو اس کے مترادف ہو تو جواب میں فرمایا اس کے سوا اور نظام چل ہی نہیں سکتا اسی لئے دینی مدارس والے بھی اسی نظام کو لے رہے ہیں جیسے جامعہ اشرفیہ وغیرہ ۔۔۔ آپ لوگ بھی اس کو چلائیں تو اس پر حضرت جی نے فرمایا کہ یہ اعداء اسلام میں سے ہیں ہم اس کی تقلید نہیں کریں گے، اپنا نظام خود بنائیں گے اس پر صدیقی صاحب ہنس پڑے کہ اتنا بڑا انظام آپ لوگ کیسے بناؤ گے ؟ صدیقی صاحب کی بات بھی بجا تھی لیکن حضرت جی کی خود اعتمادی اور خودداری بھی اعلیٰ تھی۔

حضرت جی دامت برکاتھم نے ہم لوگوں کو مختلف کتب خانوں میں بھیجا اور متعدد مشاور تیں کروائیں لیکن کچھ سمجھ میں نہیں آرہا تھا کہ کس طرح نظام وضع کیا جائے ۔ پھر یہ طے ہوا کہ کتابوں میں جو رقعے ہیں ان کو پُر کیا جائے چنانچہ ہم اسی کام میں لگ گئے اور ساتھ ساتھ مشارتیں ہوتی رہیں۔

جب یہ کام (یعنی رقعوں والا ) مکمل ہوا تو حضرت جی دامت برکاتھم نے مشاورت رکھی اس میں فرمایا کہ اب نظام وضع کرنے کا وقت آگیا ہے کوئی نظام وضع کر کے مشاورت بلواؤ۔ ہم نے تین دن بعد مشاورت رکھ لی ، تین دن گزر گئے لیکن کچھ بھی سمجھ میں نہیں آیا ، میں ( گلزار احمد ) نے مفتی صاحب ( انیس احمد مظاہری صاحب دامت بر کاتہم ) سے گذارش کی کہ مزید تین دن مشاورت کو مؤخر کیا جائے ان شاء اللہ ہم اس میں کوئی نظام وضع کر لیں گے، چنانچہ حضرت جی دامت برکاتھم سے گزارش کی گئی تو حضرت نے اس گذارش کو قبول فرمایا ۔ اسکے بعد” نظام کتب خانہ "الطاف شوکت صاحب مرحوم کی کتاب کا بغور مطالعہ کیا اُدھر حضرت جی دامت برکاتھم راتوں کو ہمارے انشراح صدر کی دعائیں کرتے رہتے ۔

 ایک دم اللہ تعالیٰ نے نظام وضع کر وا دیا میں تو کہوں گا کہ یہ صرف حضرت جی دامت برکاتھم کا اللہ تعالیٰ کے سامنے رونا دھونا تھا کہ اللہ تعالیٰ نے ہمارے سینوں کو کھول دیا اور ایک بہترین قسم کا اور وسیع نظام اللہ تعالیٰ نےوضع کروادیا۔

بطور نمونہ اس نظام کو تیار کر کے ایک مشاورت بلائی گئی جس میں حافظ محمد عمران صدیقی صاحب ریٹائرڈ لائبریرین دیال سنگھ لائبریری کو شریک کیا گیا انہوں نے یہ نظام دیکھا تو بہت خوش ہوئے اور اس نظام کو مزید بہتربنانے کے لئے چند آراء بھی دی جن کو قبول کیا گیا۔